La contabilidad es realmente necesaria I: En una primera vista pareciera que llevar o no una contabilidad adecuada a la realidad de una entidad carece de importancia, al final lo importante es la cantidad de dinero disponible para hacer frente a los pagos y el exceso pudiera considerarse la utilidad de la operación.
La pregunta sería, realmente la cantidad de efectivo que se maneja, representa fehacientemente la realidad financiera de una entidad, sí profundizamos un poco nos daremos cuenta de que no es suficiente medir la realidad de una entidad solo por su efectivo, para entenderlo un poco, mejor veamos un ejemplo sencillo con el que podemos ver esta situación.
Supongamos que estamos frente a una entidad que tiene en banco 1.000 unidades monetarias (um), cuentas por pagar a proveedores y servicios por 700 um, en una visión basada en el efectivo tendríamos una utilidad de 300 um. Todas las entidades generan gastos y deudas inherentes a la operación que no necesariamente están ligadas a un servicio o un proveedor, por ejemplo: Las indemnizaciones que surgen de la relación laboral existentes entre los trabajadores y la entidad, otro gasto relacionado son los tributos, entonces como podemos apreciar sería un error importante determinar el resultado económico de una entidad basando el cálculo solo en el efectivo.
Una vez determinada la importancia de reconocer todos los bienes y derechos, así como todas las deudas y obligaciones de una entidad, es donde entra en juego la contabilidad dado que es una metodología de reconocimiento y registro de todas las transacciones financieras y sus efectos económicos, además de estar estructurada sobre una base consistente y aceptada por todos los actores que intervienen en cualquier mercado. En resumen, la contabilidad es una forma de registro aceptada a nivel mundial y es básicamente la única forma legal de demostrar delante de terceros interesados de la situación financiera de cualquier entidad.
Adicionalmente, como la contabilidad reconoce todas las transacciones financieras de cualquier entidad basado en una metodología aceptada, se facilita el análisis de cualquier estado financiero, el comportamiento de una entidad y la medición con mayor confianza de la efectividad y eficiencia.
Hasta el momento se ha tratado de demostrar que es necesario llevar los registros contables de todas las operaciones que se realizan, pero la contabilidad se estructura en dos secciones básicas, la primera que son los denominados registros diarios, que es la forma de entrada de la información y las cuentas de mayor que se alimentan de los registros diarios hechos en cada cuenta, de esta última sección se extrae la información para elaborar los estados financieros. Con la información almacenada en la contabilidad se estructuran los estados financieros que son los que demuestran delante de los accionistas, directivos de la entidad y terceros interesados la situación financiera real a la fecha de su emisión.
Con lo explicado hasta el momento los directivos y dueños de entidades pequeñas o medianas podrían llegar a la conclusión que, de igual forma no es tan importante llevar una contabilidad bien estructurada y lo suficientemente detallada que les permita manejar todos los pormenores de la evolución de sus negocios, al final pudiera ser que las transacciones no tienen un volumen tan importante y que a través de otros métodos más económicos y sencillos pudieran mantener un control aceptable de la actividad, pero existen unos detalles a considerar, cualquier explotación económica que se realice trae como consecuencia el pago de tributos (impuestos en su mayoría) y la mayoría de ellos, por no decir el cien por ciento, toman como base de cálculo la información emanada de los estados financieros, que es un resumen estructurado de la información almacenada en la contabilidad, por otra parte, por regla general en las negociaciones de cierta envergadura las partes que intervienen solicitan que su contraparte demuestre la solvencia económica suficiente para poder realizar la operación y cómo lo demuestran, a través de sus estados financieros, hemos mencionado dos ejemplos sencillos, prácticos y comunes pero pudiéramos extendernos dar un sinfín de ejemplos dónde la necesidad de tener unos estados financieros bien hechos es indispensable.
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